Politique de confidentialité

Règlementation Générale de Protection des Données (RGPD)

Politique de confidentialité relative au mandat de syndic

EURL IMMO SUR MARNE

 

Préambule

Le Syndic de copropriété (ci-après dénommé « le Syndic ») s’engage à assurer la protection des données personnelles collectées et traitées dans le cadre de la gestion des copropriétés, conformément aux dispositions du Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (ci-après « RGPD »). Cette politique de confidentialité a pour objectif d’informer les copropriétaires, locataires, prestataires et autres parties prenantes sur la manière dont leurs données personnelles sont collectées, utilisées, protégées et leurs droits en matière de protection des données.

 

1. Responsable du traitement des données

La société IMMO SUR MARNE, EURL au capital de 5.000 € immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Créteil sous le numéro 932 456 361, syndic, est la responsable du traitement des données personnelles qu’elle collecte et utilise dans le cadre de ses activités de gestion des copropriétés.

Le numéro de téléphone de la société est le 07.61.75.05.81 et l’adresse mail est : contact@immosurmarne.fr.

 

2. Données collectées

Dans le cadre de ses missions, telles que prévues par le contrat de syndic, la société agissant en tant que responsable de traitement peut collecter et traiter les données suivantes :

• • Données des copropriétaires : nom, prénom, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, numéros de téléphones fixe et mobile, adresse e-mail, coordonnées bancaires, données financières (paiements, relances, solde de charges, créances).
  • Caractéristique de chaque bien immobilier : numéro de lot et date d’acquisition, consistance, montant des charges.
  • Données des locataires (si applicable) : nom, prénom, adresse, téléphone, adresse e-mail.
  • Données liées à la gestion des incidents : historiques des interventions, échanges par courriel, rapports d’expertise.
  • Données des prestataires : nom de l’entreprise, nom du contact, adresse, adresse e-mail, téléphone, informations relatives aux contrats et factures, coordonnées bancaires.

 

3. Finalités du traitement des données

Les données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

• • Exécution du contrat de syndic :
    • Gestion administrative et financière des copropriétés (convocation d’assemblées générales, répartition des charges, paiement des prestataires, etc.).
    • Gestion des relations avec les copropriétaires (communication d’informations, envoi de courriers, gestion des demandes, suivi des travaux, etc.).
    • Gestion des sinistres et des incidents dans les immeubles.
  • Respect des obligations légales et réglementaires (exemple : tenue des registres de copropriétaires).
  • Gestion des relations avec les entreprises prestataires qui doivent intervenir dans la copropriété (contrat, intervention ponctuelle).

 

4. Base légale du traitement

Le traitement des données personnelles par le Syndic repose sur :

• • L’exécution du contrat de syndic conclu avec la copropriété.
  • L’obligation légale à laquelle le Syndic est soumis (obligations fiscales, comptables, etc.).
  • Le consentement des copropriétaires ou locataires, notamment pour certaines communications électroniques (newsletters, notifications).

 

5. Durée de conservation des données

Le Syndic conserve les données personnelles uniquement pour la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles sont collectées, afin de répondre au contrat de syndic, notamment :

• • Données liées à la gestion des copropriétés : pendant toute la durée du mandat du Syndic et jusqu’à 5 ans après la fin du mandat.
  • Données financières et comptables : conformément aux obligations légales, 10 ans à compter de la clôture de l’exercice.
  • Données des prestataires : pendant toute la durée de la relation contractuelle et 5 ans après la fin du contrat.

• • La Société est susceptible de conserver certaines données afin de remplir ses obligations légales ou réglementaires d’archivage, afin de lui permettre d’exercer ses droits et/ou à des fins statistiques ou historiques.

• • A l’issue des durées mentionnées ci-dessus, les données personnelles seront supprimées ou la Société procédera à leur anonymisation.

 

6. Partage des données

Les données personnelles peuvent être communiquées aux destinataires suivants :

• • Prestataires et sous-traitants mandatés par le Syndic pour la gestion de la copropriété (entreprises, cabinets d’avocats, experts, etc.).
  • Société éditant le logiciel de gestion immobilière : l’EURL IMMO SUR MARNE utilise les services de la société SEPTEO pour héberger les données personnelles des copropriétaires et fournisseurs. Les serveurs sont hébergés en France et il n’est pas procédé à des transferts internationaux des données personnelles.
  • Banques et institutions financières pour la gestion des paiements.
  • Assureurs dans le cadre de la gestion des sinistres.
  • Administrations publiques lorsque la loi l’exige (administration fiscale, organismes de sécurité sociale, etc.).

 

7. Sécurité des données

Le Syndic met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles contre les accès non autorisés, les pertes, les altérations ou les destructions. Ces mesures incluent :

• • Un accès limité aux données uniquement aux personnes autorisées.
  • La mise en place de systèmes de protection des réseaux informatiques (pare-feu, antivirus, mots de passe sécurisés).
  • Le chiffrement des données sensibles.

 

8. Droits des personnes concernées

Conformément au RGPD, chaque personne concernée par un traitement de données personnelles dispose des droits suivants :

• • Droit d’accès : obtenir la confirmation que ses données sont traitées et en recevoir une copie.
  • Droit de rectification : demander la modification des données inexactes ou incomplètes.
  • Droit à l’effacement : obtenir la suppression de ses données sous certaines conditions.
  • Droit à la limitation du traitement : restreindre l’utilisation de ses données dans certains cas.
  • Droit d’opposition : s’opposer au traitement de ses données dans certaines situations.
  • Droit à la portabilité des données : recevoir les données personnelles fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et les transmettre à un autre responsable de traitement.

Pour exercer ces droits, il suffit de contacter le Syndic par écrit à l’adresse suivante : 20, rue Jean Mermoz 94170 LE PERREUX SUR MARNE ou par mail contact@immosurmarne.fr

 

9. Réclamations

Les copropriétaires, locataires ou prestataires ayant des questions ou souhaitant déposer une réclamation sur la gestion de leurs données peuvent contacter directement le Syndic. En cas de réponse insatisfaisante, ils ont également la possibilité de saisir la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) qui est l’autorité compétente en matière de protection des données personnelles : 3 Pl. de Fontenoy-Unesco, 75007 Paris (Tél. 01.53.73.22.22).

 

10. Mise à jour de la politique de protection des données

Le Syndic se réserve le droit de modifier cette politique de protection des données à tout moment. Les copropriétaires et autres parties prenantes seront informés de toute modification substantielle.

Date de dernière mise à jour : 29 octobre 2024